JOB DESCRIPTION PANITIA RAMADHAN FAIR UPI 2015 LDK UKDM UPI 2015

By LDK UKDM UPI at 06.47

Panitia Pengarah (Steering Commitee/ SC)

1. Memberikan arahan kerja panitia
2. Mengawasi dan mengarahkan pelaksanaan kegiatan
3. Memberikan masukan kepada panitia baik diminta ataupun tidak
4. Memutuskan permasalahan krusial bersama ketua pelaksana

Ketua Pelaksana

1. Bertanggung jawab atas jalannya kegiatan
2. Mengoordinasikan kepanitiaan dan jalannya kegiatan
3. Berkoordinasi dengan panitia pengarah (SC)
4. Mengambil keputusan atas segala permasalahan kepanitiaan

5.      Memimpin setiap rapat panitia (OC)

Sekretaris

1. Mewakili ketua pelaksana jika berhalangan
2. Membuat proposal dan laporan kegiatan

3.      Mengatur surat menyurat dan pengarsipan (surat izin kegiatan, surat permohonan dana, surat undangan, dll)

Divisi Kesekretariatan

1.        Menangani teknis pembuatan surat-surat dan menyediakan segala kebutuhan kesekretariatan (proposal, stempel, data peserta, notulensi rapat, notulensi kegiatan, registrasi, dll)

Divisi Keuangan

2. Mengoordinasikan kebutuhan keuangan kepanitiaan
3. Mencatat dan mengatur setiap aktivitas keuangan baik pemasukan maupun pengeluaran

4.      Membuat kalkulasi anggaran kegiatan dari tiap divisi

5.      Membuat dan bertanggung jawab atas infaq kegiatan

Divisi Acara

1. Membuat konsep acara secara jelas dan konkret sesuai dengan arahan SC
2. Menyusun rundown acara
3. Memastikan setiap agenda acara terlaksana sesuai dengan rencana
4. Mengatur jalannya seluruh rangkaian kegiatan
5. Mengkoordinir perangkat acara untuk setiap kegiatan (MC, sambutan, moderator, tilawah, doa, pemateri, dsb.)
6. Membuat peraturan-peraturan kegiatan (lampiran surat, teknis)
7. Bertanggung jawab atas berlangsungnya keseluruhan acara

Divisi Humas

1. Membantu kesekretariatan dalam perizinan kegiatan
2. Menyebarkan surat ke pihak-pihak terkait
3. Menghubungi dan mengawal tamu undangan

Divisi Konsumsi

1. Berkoordinasi dengan divisi acara dalam pemberian konsumsi pemateri, tamu undangan, dan waktu penyerahan konsumsi
2. Bertanggung jawab atas konsumsi panitia, peserta, pemateri, moderator, dan tamu undangan

Divisi Perlengkapan

1. Mempunyai dan mengusahakan kebutuhan perlengkapan tiap divisi
2. Bertanggung jawab atas kebutuhan logistik kegiatan
3. Mencari tempat kegiatan dan membantu humas dalam perizinan tempat kegiatan

Divisi Fundraising

1. Mengkoordinir dalam pencarian sumber dana untuk kegiatan
2. Menghubungi dan mengusahakan sponsor-sponsor
3. Bertanggung jawab atas segala yang berhubungan dengan sponsorship dan donatur

Divisi Multimedia (Web dan Media Sosial)

1.      Mem-booming­-kan dan melakukan Branding Ramadhan Fair (Pra Ramadhan, Saat Ramadhan, dan Pasca Ramadhan) di web dan media sosial

2.      Menyebarkan informasi seluas-luasnya terkait agenda acara di web dan media sosial

3.      Menyebarkan seluas-luasnya desain pamflet/desain yang telah dibuat oleh Multimedia (Desain)

4.      Mempublish berita acara (live report) agenda acara di media sosial

5.      Mencari dan berkoordinasi dengan media partner acara

Divisi Multimedia (Desain dan Percetakan)

1.      Membuat desain proposal yang menarik dan mencetaknya sesuai dengan desain yang telah dibuat.

2.      Membuat desain propaganda, pamflet, spanduk, backdrop, nametag, photobooth, baligho, ex-banner, dan sebagainya yang dibutuhkan dalam publikasi pra acara atau keberlangsungan acara.

3.      Mencetak desain yang telah dibuat, dan memberikan hasilnya kepada divisi publikasi untuk disebar dan dipasang.

4.      Membuat desain yang menunjang dalam keberlangsungan acara, seperti desain ucapan selamat datang kepada peserta.

5.      Membuat desain plakat, sertifikat, atau penghargaan lainnya serta mencetaknya.

Divisi Multimedia (Video dan Dokumentasi)

1. Membuat video promosi Ramadhan Fair dan agenda kegiatan Ramadhan Fair.
2. Membuat video yang akan ditampilkan saat acara.
3. Menyediakan video yang dibutuhkan oleh divisi acara.
4. Membuat video closing acara.
5. Membuat dan memastikan bahan-bahan yang akan ditampilkan pada slideshow saat acara berlangsung.
6. Menjadi opertaor saat acara berlangsung dan jumlahnya sesuai dengan kebutuhan.
7. Mendokumentasikan persiapan kegiatan, dari mulai rapat hingga persiapan kegiatan lainnya yang dilakukan oleh divisi lain.
8. Mendokumentasikan saat acara berlangsung (Pra Ramadhan, hari H Ramadhan, dan saat Pasca Ramadhan).
9. Mendokumentasikan moment-moment berharga saat kegiatan berlangsung.

Divisi Publikasi (Darat)

1.      Menyebarkan dan memasang apa saja yang telah didesain dan dicetak oleh divisi Multimedia (Desain dan Percetakan)

2.      Memastikan hasil pemasangan dan penempelan bertahan lama sesuai waktunya

3.      Memastikan desain yang telah dicetak tersebar seluas-luasnya sesuai target peserta dan berkoordinasi dengan Multimedia (Desain dan Percetakan) jika desain yang sudah dicetak kurang.

4.      Membuat format jarkoman dan membuat sistem jarkom yang efektif dan menyebarkannya.

Divisi Dekorasi

1.      Membuat tata letak ruangan atau tempat dan berkoordinasi dengan divisi acara

2.      Membuat desain dekorasi yang sesuai dengan tema dan keadaan tempat, baik saat Pra Ramadhan, hari H Ramadhan, maupun Pasca Ramadhan

3.      Menyiapkan bahan dekorasi sesuai desain yang telah dibuat

4.      Mendekor tempat yang memerlukan dekorasi yang membuat acara lebih menarik dan memiliki daya tarik

Share on : Facebook Twitter Google+