Assalamu'alaikum Wr. Wb
Apa kabar Sahabat?? semoga tetap sehat wal'afiat dan tetap dalam lindungan Allah SWT [amin].
Sahabat, pada tanggal 6 Mei 2012 Departemen Syiar mengadakan kegiatan yang sangat luar biasa sebagai awal pembekalan untuk kegiatan-kegiatan yang akan dijalankan oleh LDK UKDM UPI khususnya kegiatan besar yang sebentar lagi akan dilaksanakan di bulan Ramadhan nanti, yaitu RAMADHAN FAIR 2012. Kegiatan ini adalah Managemen EO yang diberikan oleh seorang pemateri yang luar biasa sering kita sapa dengan sebutan "Kang Ate".
Biasanya dalam sebuah acara terdapat dua kemungkinan yaitu :
1. Masa terkumpul
banyak dan acara lancar;
2. Masa terkumpul sedikit, acara tidak teratur.
Pastinya apabila kita sebagai panitia mengharapkan pilihan nomor 1 namun
terkadang dalam setiap acara yang datang hanyalah itu itu saja, atau
"4L" (Loe lagi loe lagi). Maka dari itu kita membutuhkan persiapan
yang sangat matang agar kita bisa mencapai kesuksesan pada sebuah kegiatan.
inilah beberapa hal yang perlu diperhatikan saat kita akan mengadakan kegiatan:
·
Konsep
Ketika
konsep dirancang matang maka acara akan berjalan lancar dan masa pun bisa
dilihat banyak yang hadir, itupun tergantung dari tujuan kegiatannya.
·
Momen (Waktu yang tepat untuk melaksanakan event)
Agar tidak kehilangan momen
yang tepat untuk melaksanakan kegiatan, usahakan publikasikan dengan baik,
persiapkan jauh-jauh hari.Seperti menghubungi ustadz atau nara sumber lainnya
yang berkaitan dengan kegiatan tersebut. Contoh momennya adalah Ramadhan Fair,
Milad UKDM, hari-hari besar Islam jadikan momen kita. Lebih baik acara yang
'wah', kita bekerja maksimal. "Sinergi
dengan elemen-elemen dakwah untuk menciptakan momen yang besar".
·
People (Orang yang tepat dalam melaksanakan tugas)
Bagaimana
jika amanah ini belum pernah dilakukan?? Sebagai bentuk pembelajaran itu tidak
apa-apa, namun harus bisa diazzamkan sebaik-baiknya, diniatkan karena Allah SWT
agar dalam menjalankannya tidak ada rasa beban sedikitpun.
·
Place (Tempat
yang tepat untuk melaksanakan kpegiatan)
Salah satu
yang perlu kita perhatikan adalah tempat. Biasanya tak jarang jika tempat
menjadi salah satu penarik minat peserta, terkadang kalau tempat yang terkesan
buruk maka tak jarang orang tidak menginguti kegiatan tersebut. Beberapa hal
yang perlu dipertimbangkan untuk menetapkan tempat kegiatan adalah berapa orang
pesertanya, indoor/outdoor, ada hiburan atau tidak, dll.
·
Tools For Branding (Peralatan yang menunang
pelaksanaan kegiatan)
Tahukah kalau iklan yang
di televisi itu bisa mencapai 200 jt sampai 2 Milyar !! Mereka berani
membayar sebesar itu demi mempublishkan branding yang dimilikinya. Ya
itulah, kita harus bisa memperhitungkan berapa uang yang akan menjadi
pengeluaran dan berapa uang yang akan menjadi pemasukkan. Dalam memperiklankan
sebuah acara butuh peralatan yang menunjang untuk memperkenalkan kegiatan kita.
Kita harus bisa 'ajeg' dalam pembuatan tools, contohnya spanduk, dll.
·
Kejelasan Tugas
Untuk
kelancaran persiapan kegiatan pastilah kita harus mengerti apa yang menjadi
tugas kita sebagai panitia pelaksana kegiatan tersebut. Disinilah peran ketua
pelaksana untuk bisa membuat job
description untuk seluruh
elemen kepanitiaan.Dari kejelasan tugas inilah setiap panitia pelaksana akan
mengerti apa saja yang menjadi tugasnya dalam mempersiapkan kegiatan tersebut.
Itulah beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan dalam melaksanakan sebuah kegiatan. Kita sebagai manusia memang hanya bisa menjalankan amanah ini sebaik-baiknya.Semua kita serahkan kepada Allah SWT karena Allah Maha Berkehendak.
Semoga bermanfaat :)
Itulah beberapa hal yang harus diperhatikan dan dipersiapkan dalam melaksanakan sebuah kegiatan. Kita sebagai manusia memang hanya bisa menjalankan amanah ini sebaik-baiknya.Semua kita serahkan kepada Allah SWT karena Allah Maha Berkehendak.
Semoga bermanfaat :)
